# DSGVO-Auskunft
Die DSGVO-Auskunft erstellt einen vollständigen Datenbericht über einen Kontakt gemäß der Datenschutz-Grundverordnung.
# Übersicht
Mit dem DSGVO-Auskunft-Programm erstellst du auf Anfrage eines Kontakts einen vollständigen Bericht über alle zu dieser Person gespeicherten Daten. Das Programm sammelt automatisch alle verknüpften Datensätze und stellt sie übersichtlich zusammen.
# Ablauf
# Schritt 1: Kontakt auswählen
Beim Öffnen des Programms wählst du zuerst den Kontakt aus, für den der Bericht erstellt werden soll. Nutze das Suchfeld, um den Kontakt per Name, E-Mail oder Kundennummer zu finden.
# Schritt 2: Bericht generieren
Nach der Auswahl sammelt SeminarPlan automatisch alle zu diesem Kontakt gespeicherten Daten. Das kann einen Moment dauern, je nachdem wie viele Verknüpfungen bestehen.
# Schritt 3: Bericht prüfen
Der fertige Bericht wird in mehreren Abschnitten dargestellt. Scrolle durch alle Bereiche und prüfe die Vollständigkeit.
# Schritt 4: Versenden oder Drucken
Du kannst den Bericht per E-Mail direkt an den Kontakt senden oder als PDF ausdrucken.
# Enthaltene Daten
Der Bericht ist in sechs Hauptbereiche unterteilt:
# Persönliche Daten
Name, Anrede, Titel, Adresse, E-Mail-Adressen, Telefonnummern, Kundennummer, Firma, Abteilung, Position und alle weiteren Stammdaten des Kontakts.
# Trainer-Daten
Falls der Kontakt als Trainer hinterlegt ist: Trainer-Profil, Qualifikationen, Verfügbarkeiten und zugewiesene Seminare.
# Partner-Daten
Falls der Kontakt als Geschäftspartner geführt wird: Partnerprofil und Konditionen.
# Vertriebsdaten
Alle kaufmännischen Vorgänge:
- Anfragen, Angebote und Bestellungen
- Buchungen mit Status, Datum und Seminar
- Rechnungen und Gutschriften mit Beträgen
- Gutscheine
# Marketing-Daten
Einwilligungen (Newsletter-Opt-In), zugeordnete Tags und Kontaktgruppen.
# Portal-Daten
Falls ein Portal-Zugang besteht: Login-Informationen und Portal-Aktivitäten.
# Verknüpfte Daten
Zusätzlich zu den Hauptbereichen listet der Bericht alle verknüpften Datensätze auf:
| Datenbereich | Was wird angezeigt |
|---|---|
| Buchungen | Anzahl und Details aller Seminarbuchungen |
| Anfragen | Eingehende Seminaranfragen |
| Angebote | Erstellte Angebote |
| Bestellungen | Aufgegebene Bestellungen |
| Rechnungen | Ausgestellte Rechnungen |
| Gutschriften | Erstellte Gutschriften |
| E-Mails | Versendete und empfangene E-Mails |
| Briefe | Erstellte Briefe |
| Aufgaben | Verknüpfte Aufgaben |
| Gesprächsnotizen | Dokumentierte Gespräche |
| Feedbacks | Abgegebene Feedbacks |
| Wartelisten-Einträge | Plätze auf Wartelisten |
| Aktivitäten | Alle protokollierten Änderungen |
| Gutscheine | Zugeordnete Gutscheine |
Jeder Bereich zeigt die Anzahl der Einträge an. So siehst du auf einen Blick, in welchen Bereichen Daten vorliegen.
# Änderungsprotokoll
Am Ende des Berichts findest du ein Änderungsprotokoll. Dort ist dokumentiert, wann der Datensatz erstellt wurde, wer ihn zuletzt geändert hat und welche Felder geändert wurden.
# Aktionen
| Aktion | Beschreibung |
|---|---|
| Per E-Mail versenden | Sendet den Bericht als E-Mail direkt an die hinterlegte E-Mail-Adresse des Kontakts |
| PDF drucken | Erstellt ein PDF-Dokument des vollständigen Berichts zum Ausdrucken oder Archivieren |
TIP
Bewahre eine Kopie des versendeten Berichts als Nachweis der Auskunftserteilung auf. Das ist bei einer Prüfung durch die Datenschutzbehörde wichtig.
Frist beachten
Laut DSGVO Art. 15 muss die Auskunft innerhalb eines Monats nach Eingang der Anfrage erteilt werden.
# Siehe auch
- Kontakte - Kontakte verwalten und Stammdaten pflegen
- Benutzerverwaltung - Benutzer anlegen und Zugänge verwalten
- Berechtigungen - Übersicht aller Berechtigungen und Zugriffsrechte