# Workflow: Neuen Mitarbeiter onboarden
Wie du einen neuen Benutzer anlegst, Berechtigungen vergibst und den Mitarbeiter für die Arbeit mit SeminarPlan einrichtest.
# Überblick
Das Onboarding eines neuen Mitarbeiters umfasst:
- Benutzerkonto anlegen (nur Administratoren)
- Gruppe und Rolle zuweisen
- E-Mail-Versand einrichten
- Erste Orientierung geben
# Schritt 1: Benutzerkonto anlegen
Nur Administratoren
Benutzer können nur von Administratoren angelegt werden. Siehe Berechtigungen.
- Öffne die Benutzerverwaltung
- Klicke auf Neuer Benutzer
- Gib die Pflichtfelder ein:
- E-Mail (wird als Login verwendet)
- Vorname und Nachname
- Temporäres Passwort (der Mitarbeiter ändert es beim ersten Login)
- Klicke auf Speichern
# Schritt 2: Gruppe zuweisen
Die Gruppe bestimmt, was der Mitarbeiter darf:
| Gruppe | Geeignet für |
|---|---|
| Gast | Mitarbeiter, die nur Daten einsehen dürfen |
| Benutzer | Sachbearbeiter in Organisation und Vertrieb |
| Manager | Abteilungsleiter mit Zugriff auf Umsatzdaten |
| Administrator | IT-Verantwortliche mit vollen Rechten |
Wähle die passende Gruppe im Benutzer-Dialog unter Gruppe.
# Schritt 3: Rolle zuweisen
Die Rolle bestimmt, welche Benachrichtigungen der Mitarbeiter erhält und in welchen Feldern er erscheint:
| Rolle | Bedeutung |
|---|---|
| Organisation | Kümmert sich um Stammdaten, Bestellungen, Trainer |
| Vertrieb | Zuständig für Anfragen, Angebote, Buchungen, Provisionen |
| Management | Überblick über Umsatz und Kennzahlen |
| Weiteres | Buchhaltung, Marketing, IT |
Ein Mitarbeiter kann mehrere Rollen haben.
# Schritt 4: E-Mail-Versand einrichten
Damit der Mitarbeiter E-Mails aus SeminarPlan versenden kann:
- Der Mitarbeiter meldet sich zum ersten Mal an
- In den Benutzereinstellungen → Verbindungen:
- Microsoft 365: Klicke "Neue Microsoft 365 Verbindung" und folge der OAuth-Anmeldung
- Mailgun: Trage die Mailgun-Daten ein (meist durch den Administrator)
- Der Mitarbeiter hinterlegt seine E-Mail-Signatur unter Benutzereinstellungen
- Test-E-Mail an sich selbst versenden, um die Verbindung zu prüfen
# Schritt 5: Erste Orientierung
Teile dem neuen Mitarbeiter folgendes mit:
- Login-URL und temporäres Passwort
- Passwort ändern beim ersten Login (mind. 12 Zeichen)
- Hinweis auf die Erste Schritte Anleitung
- Tastaturkürzel - besonders Strg+K für die Spotlight-Suche
Profilbild und Unterschrift
Bitte den Mitarbeiter, in den Benutzereinstellungen sein Profilbild und seine Unterschrift zu hinterlegen. Die Unterschrift wird automatisch in Dokumente wie Rechnungen und Angebote eingefügt.
# Checkliste für Administratoren
- [ ] Benutzerkonto angelegt
- [ ] Gruppe zugewiesen (Benutzer, Manager oder Administrator)
- [ ] Rolle(n) zugewiesen (Organisation, Vertrieb, etc.)
- [ ] Mitarbeiter hat sich eingeloggt
- [ ] Passwort geändert
- [ ] E-Mail-Versand eingerichtet und getestet
- [ ] Signatur hinterlegt
- [ ] Profilbild und Unterschrift hochgeladen
# Siehe auch
- Benutzerverwaltung - Benutzerliste und Verwaltung
- Dialog: Benutzer - Benutzer-Dialog im Detail
- Benutzergruppen - Gruppen und Rollen erklärt
- Berechtigungen - Berechtigungssystem
- Benutzereinstellungen - Persönliche Einstellungen