Neuen Kontakt anlegen

In diesem Artikel erfährst du, wie du einen neuen Kontakt anlegen kannst. Ein Kontakt kann ein Kunde, Trainer, Partner etc. sein. Ein Kontakt kann mehrere Kontaktgruppen (Rollen) haben (Z.B. Kunde und Behörde). Je nach Kontaktgruppe (Rolle) stehen unterschiedliche Daten und Felder zur Verfügung. Ein Trainer hat z.B. andere Felder als ein Kunde und erscheint im Gegensatz zu einem Kunden in der Trainer-Übersicht und in der Trainer-Auswahl.

Übergeordnete Kontakte

Um die Übersicht zu behalten, solltest du für jeden Kunden nur einen Haupt-Kontakt anlegen. Falls du mehrere Ansprechpartner, Standorte etc. hast, kannst du diese als "untergeordnete Kontakte" erstellen. Diese werden dann unter dem Haupt-Kontakt gruppiert.

Kontaktgruppen und Rollen

In SeminarPlan kannst du Kontakten eine oder mehrere Kontaktgruppen zuordnen. Standardmäßig gibt es nur 4 Kontaktgruppen: Kunde, Trainer, Partner und Teilnehmer. Du kannst aber beliebig viele weitere Kontaktgruppen anlegen (z.B. "Behörde", "Lieferant"...). Die Kontaktgruppen kannst du in den Einstellungen unter "Organisation" -> "Kontaktgruppen" verwalten. Für Kontaktgruppen kannst du gestaffelte Gebühren, Portale, Rabatte etc. hinterlegen. Mehr dazu im Artikel Kontakte.

Kontakt anlegen

1. Klicke im linken Menü auf Kontakte um zur Übersicht zu gelangen.
2. Klicke auf das Plus-Icon oben links in der Standard-Navigations-Leiste (Neuer Kontakt). Siehe auch Standard Navigations-Leiste.
3. Darauf öffnet sich die Maske zum Anlegen eines neuen Kontakts.
4. Wähle rechts die gewünschten Kontaktgruppen aus, zum Beispiel "Kunde" und "Behörde". (Siehe auch Kontakte).
5. Optional: Wähle einen übergeordneten Kontakt aus, falls das Unternehmen oder die Behörde schon als Kontakt angelegt ist und du nur einen neuen Ansprechpartner oder Standort anlegen möchtest.
6. Gib die Kontaktdaten ein, z.B. Firma, Vor- und Nachname etc.
7. Hinterlege die Kontaktdaten, wie Rufnummern, E-Mail Adressen etc. (Siehe auch Kontaktdaten verwalten).
8. Optional: Hinterlege einen zuständigen Mitarbeiter und Vertriebler (Tab "Erweitert").
9. Optional: Füge weitere Informationen hinzu, wie z.B. die Umsatzsteuer-ID, Geburtstag, Notizen etc.
10. Optional: Falls der Kontakt sich auf deiner mit SeminarPlan verbundenen Webseite anmelden soll, wähle einen Benutzernamen aus. (Tab "Benutzer")
11. Falls es sich bei dem neuen Kontakt um einen Trainer oder Partner handelt, ergänze bitte die entsprechenden Felder. (Tab "Trainer" oder "Partner")
12. Klicke auf "Speichern" um den Kontakt anzulegen.
13. Der Kontakt sollte nun in der Übersicht auftauchen. (Siehe auch Interaktive Tabellen).

Kundennummern

Kundennummern werden in SeminarPlan nur für "Kunden" vergeben. Reine Trainer etc. haben keine Kundennummer. Die Kundennummer wird automatisch generiert, kann aber auch manuell vergeben werden. Bitte beachte das die Kundennummer eindeutig sein muss.