Neue Buchung anlegen

Bitte zuerst die Begriffsklärung lesen.

Was ist eine Buchung?

Eine Bestellung ist noch nicht verbindlich. Sie ist eine Art Teilnahmezusage eines Kunden für ein Seminar mit festem Termin. Aus einer Bestellung kann sehr einfach eine Buchung erstellt werden (Rechtsklick -> Neue Buchung). Mit der Buchung wird der Termin fest gebucht und der Kunde erhält u.a. die Auftragsbestätigung, Einladungen etc. Mehr dazu in der Begriffsklärung.

Mehr dazu in der Begriffsklärung.

Buchungen aus Anfragen, Bestellungen oder Angeboten

Sie können aus einer Anfrage, einem Angebot oder Bestellung kinderleicht eine verbindliche Buchung erstellen. Klicken Sie dazu rechts in der jeweiligen Übersicht auf die Anfrage, das Angebot oder die Bestellung und wählen Sie im Kontextmenü "Neue Buchung" aus.

Feste Termine

Eine Buchung ist immer einem festen Termin zugeordnet. Ein fester Termin ist zugesagt und hat mindestens eine Buchung und ein festes Datum. Ein fester Termin kann z.B. im Fall von offenen Seminaren mehrere Buchungen haben. Im Fall von Inhouse-Seminaren, Firmenseminaren, Einzel-Trainings etc. hat ein fester Termin immer nur eine Buchung.

Buchungs-Ansichten - wo bearbeite Ich was?

Neben der Maske für die Buchungsbearbeitung (Rechnugnsdaten, Kunden etc.) gibt es noch die Termin-Ansicht. In dieser finden Sie alle weiteren Informationen für die Durchführung des Termins. (Z.B. Raumplanung, Trainerplanung, Unterlagen etc.). In der Termin-Ansicht drucken Sie Zertifikate, Namensschilder und versenden E-Mails an Teilnehmer. Sie öffnen die Termin-Ansicht von der Buchungsansicht aus mit einem Klick auf das Datum (den Termin).

Buchung anlegen

Sie können eine Buchung auch direkt ohne Anfrage oder Bestellung anlegen.

1. Navigieren Sie im linken Menü zu Buchungen um zur Übersicht zu gelangen.
2. Klicken Sie auf das Plus-Icon oben links in der Standard-Navigations-Leiste (Neue Buchung). Siehe Screenshot und Standard Navigations-Leiste.
3. Darauf öffnet sich die Maske zum Anlegen einer neuen Buchung.
4. Wählen Sie zuerst die Art der Buchung aus. (Unter anderem Inhouse, Raumvermietung, offenes Seminar, Partner-Seminar, Partner-Termin, Partner-Online, Partner-Online-Termin). Je nach Auswahl werden dann weitere Felder angezeigt. Siehe auch Buchungstypen.
5. Wählen Sie einen Kunden aus oder legen Sie direkt hier einen neuen Kunden an. (Siehe auch Neuen Kunden anlegen).
6. Optional: Sollte der Kunde Rabatte erhalten, wählen Sie die entsprechende Kunden- und Preisgruppe. Coupons können Sie im Feld "Gutschein" auswählen.
7. Falls Sie eine Buchung mit einem Seminar erstellen, wählen Sie als nächstes das gewünschte Seminar aus.
8. Für Buchungsarten mit einem Ihrer Standorte (oder Partner Standorte), wählen Sie als nächstes den Standort aus.
9. Für solche mit anderen Standorten, wie z.B. Inhouse Schulungen, geben Sie als nächstes den Ort ein.
10. Für Buchungsarten mit einem Seminar Termin (z.B. offenes Seminar), wählen Sie als nächstes den Termin aus. Für alle anderen Buchungstypen hinterlegen Sie das gewünschte Start-Datum.
11. Passen Sie die Dauer in Tagen oder Stunden an, falls nötig (Wird je nach Buchungstyp automatisch aus dem Seminar übernommen).
12. Optional: Hinterlegen Sie einen eigenen Seminartitel und Inhalte für Inhouse / Firmenschulungen die vom Standard abweichen.
13. Optional: Wählen Sie einen Trainer aus und geben Sie da Trainer-Honorar für diese Buchung an.
14. Optional: Wählen Sie eine Unterlage aus.
15. Wählen Sie die Anzahl der Plätze mit dem Slider aus.
16. Optional oder Pflichtfeld je nach Buchungsart: Fügen Sie die Teilnehmer hinzu. Neue können Sie direkt im Formular anlegen.
17. Überprüfen Sie die Rechnungspositionen und passen Sie diese ggf. an. Diese bildet die Basis für die spätere Rechnung.
18. Optional: Stellen Sie sicher das eine Herkunft / Quelle ausgewählt ist. Diese wird zur späteren Provisionsberechnung benötigt.
19. Optional: Achten Sie darauf, falls vorhanden, die Bestell- oder Vorgangsnummer des Kunden einzutragen.
20. Klicken Sie auf "Speichern & Bestätigen" um die Buchung und die Auftragsbestätigung an den Kunden und an den Trainer (falls noch nicht geschehen) zu versenden.
21. ODER klicken Sie auf "Speichern" um die Buchung zu speichern und später zu bestätigen
22. Sie sollte nun in der Übersicht der Buchungen auftauchen. (Siehe auch Interaktive Tabellen).

Abweichende Rechnungs-Empfänger

Sie können eine abweichende Rechnungsadresse direkt in der Buchung hinterlegen. Falls Sie "nur" eine abweichende E-Mail Adresse für die Rechnung oder Auftragsbestätigung benötigen, können Sie diese direkt im Kunden hinterlegen.

Kunden und Trainer informieren

Nach einem Klick auf "Speichern & Bestätigen" öffnen sich mehrer E-Mail Fenster mit den entsprechenden Vorlagen. Diese können Sie direkt versenden. Falls Sie die Buchung noch nicht bestätigen möchten, klicken Sie auf "Speichern" und bestätigen Sie die Buchung später. Weitere E-Mails (wie z.B. Einladungen, Verkürzung, Absage etc.) können Sie später aus der Termin-Ansicht versenden.