SeminarPlan Dokumentation

# Buchungen

Buchungen sind verbindliche Aufträge. Mit einer Buchung wird ein Seminarplatz fest reserviert und der Kunde erhält die Auftragsbestätigung.

Bitte zuerst die Begriffsklärung lesen.

# Listenansicht

Buchungen

# Filter (Toolbar)

Filter Beschreibung
Alte Termine Checkbox: Vergangene Termine ein-/ausblenden (Standard: ausgeblendet)
Zuständig Buchungen eines bestimmten Mitarbeiters
Buchungsart Nach Typ filtern (farblich kodiert: Offenes Seminar, Inhouse, Firmenseminar, Online, Partner etc.)
Status Entwurf, Aktiv, In Rechnung gestellt, Storniert
Freitextsuche Suche nach Buchungsnummer, Rechnungsnummer, Kunde, Seminar, Trainer, Telefon, E-Mail oder Termin

# Problemfilter (Seitenleiste)

Problemfilter Was er findet
Ohne zuständigen Mitarbeiter Buchungen ohne zugewiesenen Mitarbeiter
Noch nicht in Rechnung gestellt Aktive Buchungen ohne Rechnungsnummer
Aktive Buchung obwohl in der Vergangenheit Buchungen mit Status "Aktiv", deren Termin bereits vorbei ist

# Aktionen in der Navigationsleiste

Aktion Beschreibung
Neue Buchung Öffnet den Dialog zur Buchungsanlage
Drucken Dropdown: Rechnung drucken (auch Mehrfachauswahl)
E-Mail Dropdown: Rechnung per E-Mail versenden (auch Mehrfachauswahl)
Neu laden Tabellendaten aktualisieren
Tabelleneinstellungen Spalten konfigurieren
Problemfilter Problemfilter-Seitenleiste öffnen

# Kontextmenü (Rechtsklick)

Aktion Beschreibung
Bearbeiten Öffnet die Buchung zur Bearbeitung
Neu → Aufgabe Erstellt eine Aufgabe verknüpft mit der Buchung
Neu → E-Mail Startet eine E-Mail an den Kunden
Neu → Brief Erstellt einen Brief
Neu → Gesprächsnotiz Dokumentiert ein Gespräch
Rechnung → Drucken Generiert die Rechnung als PDF und öffnet die Druckvorschau
Rechnung → E-Mail Versendet die Rechnung per E-Mail an den Kunden
Zur Warteliste hinzufügen Verschiebt die Buchung auf die Warteliste
An Trainer weiterleiten Erstellt eine E-Mail mit Trainer-Vorlage zur Terminabsprache
Zuständig Zuständigen Mitarbeiter zuweisen oder ändern (Untermenü mit Mitarbeiterliste)
Status Status ändern (Entwurf → Aktiv → In Rechnung gestellt → Storniert)

# Seitenleiste (Slide-Over)

Bereich Beschreibung
Teilnehmer:innen Alle Teilnehmer der Buchung mit Kontaktdaten
Aufgaben Verknüpfte Aufgaben
Gesendete E-Mails Versendete E-Mails zur Buchung
Empfangene E-Mails Eingegangene Antworten
Gesprächsnotizen Verknüpfte Gesprächsnotizen
Briefe Verknüpfte Briefe

Was ist eine Buchung?

Eine Buchung ist verbindlich. Im Gegensatz zu einer Bestellung (unverbindliche Teilnahmezusage) oder einer Anfrage (unverbindliche Kundenanfrage) ist die Buchung der bestätigte Auftrag. Mit der Buchung erhält der Kunde die Auftragsbestätigung. Mehr dazu in der Begriffsklärung.

Buchungen aus Anfragen, Bestellungen oder Angeboten

Du kannst aus einer Anfrage, einem Angebot oder einer Bestellung kinderleicht eine verbindliche Buchung erstellen. Klicke dazu rechts in der jeweiligen Übersicht auf die Anfrage, das Angebot oder die Bestellung und wähle im Kontextmenü "Neue Buchung" aus.

Feste Termine

Eine Buchung ist immer einem festen Termin zugeordnet. Ein fester Termin ist zugesagt und hat mindestens eine Buchung und ein festes Datum. Ein fester Termin kann z.B. im Fall von offenen Seminaren mehrere Buchungen haben. Im Fall von Inhouse-Seminaren, Firmenseminaren, Einzel-Trainings etc. hat ein fester Termin immer nur eine Buchung.

Buchungs-Ansichten - wo bearbeite ich was?

Neben der Maske für die Buchungsbearbeitung (Rechnungsdaten, Kunden etc.) gibt es noch die Termin-Ansicht. In dieser findest du alle weiteren Informationen für die Durchführung des Termins. (Z.B. Raumplanung, Trainerplanung, Unterlagen etc.). In der Termin-Ansicht druckst du Zertifikate, Namensschilder und versendest E-Mails an Teilnehmer. Du öffnest die Termin-Ansicht von der Buchungsansicht aus mit einem Klick auf das Datum (den Termin).

# Buchung anlegen

Du kannst eine Buchung auch direkt ohne Anfrage oder Bestellung anlegen.

Bestellungen

  1. Navigiere im linken Menü zu Buchungen um zur Übersicht zu gelangen.
  2. Klicke auf das Plus-Icon oben links in der Standard-Navigations-Leiste (Neue Buchung). Siehe Screenshot und Standard Navigations-Leiste.
  3. Darauf öffnet sich die Maske zum Anlegen einer neuen Buchung.
  4. Wähle zuerst die Art der Buchung aus. (Unter anderem Inhouse, Raumvermietung, offenes Seminar, Partner-Seminar, Partner-Termin, Partner-Online, Partner-Online-Termin). Je nach Auswahl werden dann weitere Felder angezeigt. Siehe auch Buchungstypen.
  5. Wähle einen Kunden aus oder lege direkt hier einen neuen Kunden an. (Siehe auch Neuen Kunden anlegen).
  6. Optional: Sollte der Kunde Rabatte erhalten, wähle die entsprechende Kunden- und Preisgruppe. Coupons kannst du im Feld "Gutschein" auswählen.
  7. Falls du eine Buchung mit einem Seminar erstellst, wähle als nächstes das gewünschte Seminar aus.
  8. Für Buchungsarten mit einem deiner Standorte (oder Partner Standorte), wähle als nächstes den Standort aus.
  9. Für solche mit anderen Standorten, wie z.B. Inhouse Schulungen, gib als nächstes den Ort ein.
  10. Für Buchungsarten mit einem Seminar Termin (z.B. offenes Seminar), wähle als nächstes den Termin aus. Für alle anderen Buchungstypen hinterlege das gewünschte Start-Datum.
  11. Passe die Dauer in Tagen oder Stunden an, falls nötig (Wird je nach Buchungstyp automatisch aus dem Seminar übernommen).
  12. Optional: Hinterlege einen eigenen Seminartitel und Inhalte für Inhouse / Firmenschulungen die vom Standard abweichen.
  13. Optional: Wähle einen Trainer aus und gib das Trainer-Honorar für diese Buchung an.
  14. Optional: Wähle eine Unterlage aus.
  15. Wähle die Anzahl der Plätze mit dem Slider aus.
  16. Optional oder Pflichtfeld je nach Buchungsart: Füge die Teilnehmer hinzu. Neue kannst du direkt im Formular anlegen.
  17. Überprüfe die Rechnungspositionen und passe diese ggf. an. Diese bilden die Basis für die spätere Rechnung.
  18. Optional: Stelle sicher dass eine Herkunft / Quelle ausgewählt ist. Diese wird zur späteren Provisionsberechnung benötigt.
  19. Optional: Achte darauf, falls vorhanden, die Bestell- oder Vorgangsnummer des Kunden einzutragen.
  20. Klicke auf "Speichern & Bestätigen" um die Buchung und die Auftragsbestätigung an den Kunden und an den Trainer (falls noch nicht geschehen) zu versenden.
  21. ODER klicke auf "Speichern" um die Buchung zu speichern und später zu bestätigen
  22. Die Buchung sollte nun in der Übersicht der Buchungen auftauchen. (Siehe auch Interaktive Tabellen).

Neue Buchung

Abweichende Rechnungs-Empfänger

Du kannst eine abweichende Rechnungsadresse direkt in der Buchung hinterlegen. Falls du "nur" eine abweichende E-Mail Adresse für die Rechnung oder Auftragsbestätigung benötigst, kannst du diese direkt im Kunden hinterlegen.

Kunden und Trainer informieren

Nach einem Klick auf "Speichern & Bestätigen" öffnen sich mehrere E-Mail Fenster mit den entsprechenden Vorlagen. Diese kannst du direkt versenden. Falls du die Buchung noch nicht bestätigen möchtest, klicke auf "Speichern" und bestätige die Buchung später. Weitere E-Mails (wie z.B. Einladungen, Verkürzung, Absage etc.) kannst du später aus der Termin-Ansicht versenden.

# Siehe auch

Last Updated: 4/16/2026, 8:54:41 AM

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