# Begriffsklärung
Eine Begriffsklärung ist eine Sammlung von Begriffen mit ihren Bedeutungen. Sie dient dazu, dass alle Projektbeteiligten die gleiche Sprache sprechen und Missverständnisse vermieden werden.
# Inhalte
# Anfrage
Anfragen in SeminarPlan gibt es für alle Buchungstypen. Sie sind (unverbindliche) Anfragen von Kunden für ein Seminar, eine Raumvermietung oder eine Trainervermittlung. Anfragen können auch von Partnern kommen. Aus einer Anfrage kann eine Buchung werden.
# Angebot
Ein Angebot umfasst eine oder mehrere Dienstleistungen (z.B. Inhouse-Seminar, Raumvermietung, aber auch ein offenes Seminar) für einen Kunden. Es ist noch nicht verbindlich. Ein Angebot kann später zu mehreren Bestellungen / Buchungen führen. Ein Angebot kann auch mehrere Termine umfassen.
Typischerweise wird ein Angebot per E-Mail oder Post an einen Kunden versendet. In SeminarPlan können Angebote auch direkt aus dem System versendet werden.
# Auftrag
Kein Begriff der in SeminarPlan verwendet wird. Die Begriffe "Buchung" und "fester Termin" kommen dem am nächsten.
# Ansprechpartner
Ein Ansprechpartner wird einem Seminar oder einer Kategorie zugeordnet und wird für diese als Ansprechpartner auf der Webseite angezeigt. Primär als "Werbung" für das Seminar oder die Kategorie gedacht.
# Bestellung
Eine Bestellung kommt von einem Kunden, z.B. über die Webseite, per Vertrieb oder per E-Mail. Eine Bestellung ist immer einen offenen Termin (offenes Seminar, Online, Partner - offenes Seminar, Partner - Online) oder einer Raumvermietung zugeordnet. Inhouse-Seminare, Firmenseminare, Einzel-Trainings und Trainervermittlungen kommen nicht als Bestellung, sondern als Anfrage in das System.
Typischer Workflow
Eine Bestellung von der Webseite kommt an. Die Seminar-Orga prüft die Bestellung und hält je nach mit dem Kunden Rücksprache (Z.B. für einen anderen Termin). Falls dem Kunden noch kein Kontakt zugeordnet ist wird einer angelgt. Danach wird aus der Bestellung eine Buchung erstellt, entweder für einen neuen Termin oder einen bestehenden. Der Kunde erhält mit der Buchung die Auftragsbestätigung, Einladung (zu Online-Veranstaltungen) etc. Nach oder während dem Seminar wird die Rechnung erstellt und versendet und sowohl die Buchung als auch die Bestellung werden abgeschlossen.
# Buchung
Eine Buchung ist eine zugesagte und vereinbarte Leistung (z.B. ein Inhouse-Seminar, ein Platz für ein offenes Seminar oder eine Raumvermietung) mit einem Kunden. Eine Buchung ist immer einem Kunden zugeordnet, einer Rechnung und einem festen Termin. Eine Buchung kann mehrere Teilnehmer enthalten. Eine Buchung enthält nicht das Seminar, den Ort, den Trainer etc. Diese Informationen sind im festen Termin hinterlegt. (In mehreren geteilten Masken)
# Fester Termin
Ein fester Termin ist ein Termin mit mindestens einer Buchung, festen Datum und einem Standort. Ein fester Termin kann z.B. im Fall von offenen Seminaren mehrere Buchungen haben. Im Fall von Inhouse-Seminaren, Firmenseminaren, Einzel-Trainings und Trainervermittlungen hat ein fester Termin immer nur eine Buchung.
Im festen Termin werden alle Informationen für die Durchführung des Termins hinterlegt. Dazu gehören:
- Raumplanung
- Seminar
- Trainerplanung
- Unterlagen
- Installationen
- Benutzerdefinierte Teilnehmer
- ...
In der Ansicht für einen festen Termin verwalten Sie alles notwendige für die Durchführung des Termins.
# Firmenseminar
Ein Firmenseminar ist ein Seminar das für eine Firma oder einen Kunden an einem Ihrer Standorte durchgeführt wird. Ein Firmenseminar ist immer einem festen Termin zugeordnet.
# Firmenseminar Online
Ein Online Firmenseminar ist ein Seminar das für eine Firma oder einen Kunden online durchgeführt wird. Ein Firmenseminar ist immer einem festen Termin zugeordnet.
# Kontakt
Ein Kontakt ist die übergeordnete Rolle für alle Personen die mit dem Unternehmen in Kontakt stehen. Ein Kontakt kann ein Kunde, Trainer, Partner etc. sein. Ein Kontakt kann mehrere Rollen haben (Z.B. Kunde und Partner). Je nach Kontaktgruppe (Rolle) stehen unterschiedliche Daten und Felder zur Verfügung. Ein Trainer hat z.B. andere Felder als ein Kunde und erscheint im Gegensatz zu einem Kunden in der Trainer-Übersicht und in der Trainer-Auswahl.
# Kunde
Ein Kunde ist ein Kontakt der der Rolle "Kunde" zugeordnet ist. Ein Kunde kann mehrere Kontakte haben. (Z.B. für verschiedene Ansprechpartner).
# Offenes Seminar
Ein offenes Seminar ist ein Kurs in den verschiedene Firmen / Personen Teilnehmer einbuchen können. Es wird an einem Ihrer Standorte in präsenz durchgeführt wird und hat einen festen Termin.
# Online Seminar
Ein Online Seminar ist wie ein offenes Seminar (mit einem Termin) nur das es online durchgeführt wird.
# Partner
Ein Partner ist ein Kontakt der der Rolle "Partner" zugeordnet ist. Für Partner stehen zusätzliche Felder zur Verfügung.
# Status
Ein Status ist ein Zustand eines Elements, zum Beispiel einer Buchung. Der Status eines Elements kann sich im Laufe der Zeit ändern. So kann eine Buchung zunächst als Entwurf angelegt werden, dann aktiv nach Zusage werden und später in erledigt, storniert oder fakturiert geändert werden. Je nach Element gibt es unterschiedliche Statis.
# Trainer
Ein Trainer ist ein Kontakt mit der Rolle "Trainer". Für Trainer stehen zusätzliche Felder und Eingabe-Masken zur Verfügung. Trainer können für die Durchführung von Terminen ausgewählt und gebucht werden.
# Zuständige Mitarbeiter
Sind für die Organisation, Bearbeitung, Betreuung oder Fragen zu einer Resource (z.B. Seminar, Raum, Trainer) zuständig.