SeminarPlan Dokumentation

# Workflow: Inhouse-Buchung erstellen

Schritt für Schritt von der Anfrage über das Angebot bis zur Rechnung - der komplette Ablauf für eine Inhouse-Schulung.

# Überblick

Eine Inhouse-Buchung durchläuft in SeminarPlan typischerweise diese Phasen:

Anfrage → Angebot → Buchung → Termin → Rechnung

Du kannst Phasen überspringen (z.B. direkt eine Buchung ohne Anfrage anlegen), aber der vollständige Ablauf bietet die beste Nachverfolgbarkeit.

# Phase 1: Anfrage erfassen

Wenn ein Kunde sich meldet, legst du zuerst eine Anfrage an:

  1. Öffne Anfragen und klicke auf Neue Anfrage
  2. Wähle als Buchungsart Inhouse
  3. Wähle den Kunden aus (oder lege ihn direkt neu an)
  4. Wähle das gewünschte Seminar
  5. Gib den gewünschten Standort des Kunden ein
  6. Setze das gewünschte Datum und die Teilnehmerzahl
  7. Klicke auf Speichern

Aus dem Kontaktformular

Wenn die Anfrage über deine Webseite eingegangen ist, findest du sie bereits im Kontaktformular. Von dort kannst du per Kontextmenü direkt eine Anfrage erstellen.

# Phase 2: Angebot erstellen

Aus der Anfrage erstellst du ein Angebot:

  1. Öffne die Anfragen-Ansicht
  2. Rechtsklick auf die Anfrage → Neues Angebot
  3. SeminarPlan übernimmt automatisch: Kunde, Seminar, Datum, Standort
  4. Prüfe die Positionen (Schulungsgebühr, Reisekosten etc.)
  5. Passe den Einleitungstext und Schlusstext an
  6. Optional: Füge Terminvorschläge hinzu, falls der Kunde flexibel ist
  7. Klicke auf Speichern & Drucken oder Speichern & E-Mail

Das Angebot wird als PDF generiert und kann direkt per E-Mail an den Kunden versendet werden.

# Phase 3: Buchung anlegen

Wenn der Kunde das Angebot annimmt:

  1. Öffne die Angebote-Ansicht
  2. Rechtsklick auf das angenommene Angebot → Neue Buchung
  3. SeminarPlan übernimmt alle Daten aus dem Angebot
  4. Prüfe die Daten und ergänze ggf. die Teilnehmer
  5. Überprüfe die Rechnungspositionen
  6. Klicke auf Speichern & Bestätigen

Speichern & Bestätigen

Beim Klick auf "Speichern & Bestätigen" passiert folgendes:

  • Die Buchung wird gespeichert
  • Ein fester Termin wird automatisch angelegt
  • E-Mail-Fenster öffnen sich für die Auftragsbestätigung an den Kunden und die Trainerbenachrichtigung

# Phase 4: Termin vorbereiten

Nach der Buchungsbestätigung bereitest du den Termin vor:

  1. Öffne die Buchung und klicke auf das Datum (den Termin)
  2. In der Terminansicht planst du:
    • Raum zuweisen (oder externen Standort bestätigen)
    • Trainer zuweisen und Honorar festlegen
    • Unterlagen prüfen und bestellen
    • Catering bei Bedarf einrichten
  3. Versende die Einladungs-E-Mails an die Teilnehmer

Automatische Erinnerungen

SeminarPlan versendet automatisch Erinnerungen an Teilnehmer und Trainer vor dem Termin (konfigurierbar in den Systemeinstellungen).

# Phase 5: Rechnung erstellen

Nach der Durchführung erstellst du die Rechnung:

  1. Öffne die Buchungen-Ansicht
  2. Rechtsklick auf die Buchung → Rechnung → Drucken oder Rechnung → E-Mail
  3. SeminarPlan generiert die Rechnung automatisch aus den Buchungspositionen
  4. Die Rechnung erscheint in der Rechnungsverwaltung
  5. Setze den Status der Buchung auf In Rechnung gestellt

Sammelrechnung

Wenn der Kunde mehrere Buchungen hat, kannst du diese in einer Sammelrechnung zusammenfassen.

# Alternative Wege

Szenario Vorgehensweise
Kunde bucht ohne Angebot Direkt eine Buchung anlegen (Phase 3)
Bestellung statt Anfrage Bestellung → Buchung (überspringt Angebot)
Wiederkehrender Kunde Buchung direkt aus dem Kontakt erstellen

# Siehe auch

Last Updated: 4/16/2026, 8:54:41 AM

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