SeminarPlan Dokumentation

# Systemeinstellungen

In den Systemeinstellungen konfigurierst du SeminarPlan für deine gesamte Organisation. Alle Änderungen hier gelten für alle Benutzer. Nur Administratoren haben Zugriff auf diese Einstellungen.

Systemeinstellungen

Nur für Administratoren

Die Systemeinstellungen sind nur für Benutzer mit Administratorrechten zugänglich. Normale Benutzer sehen diesen Bereich nicht.

# Systemeinstellungen öffnen

Du erreichst die Systemeinstellungen auf mehreren Wegen:

  1. Startmenü: Öffne das Startmenü und suche nach "Systemeinstellungen" oder "Organisation".
  2. Kommandopalette: Drücke Strg + K und tippe "Systemeinstellungen".

Die Systemeinstellungen sind in neun Bereiche unterteilt: Organisation, Kommunikation, Texte und Recht, Medien und Druck, Betrieb, Integrationen, Werkzeuge, Berechtigungen (ACL) und Assistent und KI.

# Organisation

Im Bereich Organisation verwaltest du die Stammdaten, Adressen und Kontaktdaten deiner Organisation.

# Stammdaten

Feld Beschreibung
Firmenname Der vollständige Name deiner Organisation. Wird auf Dokumenten, in E-Mails und auf Portalen angezeigt.
Kurzname Eine interne Kurzform des Firmennamens, z.B. für kompakte Darstellungen.
Alias Eine kurze Kennung für Integrationen und technische Schnittstellen.
Website Die öffentliche Hauptadresse deiner Organisation (z.B. https://www.example.de).
Website-Typ Bestimmt, wie SeminarPlan Links zur Webseite aufbaut. Wähle das passende CMS (z.B. WordPress, Joomla, Drupal) wenn du ein SeminarPlan CMS-Plugin nutzt, "SeminarPlan" für die eingebaute Webseite oder "Andere" für andere Systeme.
USt-ID Deine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Erscheint auf Rechnungen und offiziellen Dokumenten.
Geschäftsführung Name der Geschäftsführung. Wird für Briefe und Zertifikate verwendet.

# Bank und Primäradresse

Feld Beschreibung
Bank Name deines Bankinstituts.
IBAN Deine IBAN für Rechnungen und Zahlungsanweisungen.
BIC Optional. Wird für Auslandszahlungen benötigt.
Primäre Adresse Zeigt die aktuell als primär markierte Adresse deiner Organisation an. Die primäre Adresse erscheint auf Rechnungen, Briefen und offiziellen Dokumenten.
Feld Beschreibung
Feedback-Formular URL zu einem Feedback-Formular für Teilnehmer. Dieser Link wird in Einladungs-Mails und nach Seminaren verschickt.
Trainer-Feedback URL zu einem separaten Feedback-Formular für Trainer.
Teilnehmer-Formular Self-Service-Link, über den Teilnehmer z.B. ihre Daten selbst eintragen oder aktualisieren können.
Einladungscode Ein Code, der für Einladungs- und Sharing-Flows verwendet wird.

# Kontaktdaten

Hier verwaltest du die Telefonnummern und E-Mail-Adressen deiner Organisation. Du kannst mehrere Einträge anlegen und jedem einen Typ zuweisen:

Telefonnummern: Buchung, Buchhaltung, Mitarbeiter, Support, Persönlich oder Sonstige. Eine Nummer sollte als primär markiert werden.

E-Mail-Adressen: Gleiche Typen wie bei Telefonnummern. Die primäre E-Mail-Adresse wird als Fallback-Absender für Systemmails verwendet.

# Adressen

Du kannst beliebig viele Adressen für deine Organisation hinterlegen, z.B. Hauptsitz, Zweigstelle oder Schulungszentrum. Jede Adresse hat Felder für Straße, PLZ, Ort, Bundesland und Land.

  • Primär setzen: Markiert eine Adresse als Hauptadresse der Organisation
  • Löschen: Entfernt eine Adresse dauerhaft
  • Neue Adresse hinzufügen: Füllt die Felder unter "Neue Adresse" aus und klicke auf "Adresse hinzufügen"

# Organisations-Defaults

Einstellung Beschreibung
Beginn Geschäftsjahr Der Monat, in dem dein Geschäftsjahr beginnt (Standard: Januar). Wird für Statistiken und Auswertungen verwendet.
Mindestteilnehmer Standardwert für die minimale Teilnehmerzahl bei neuen Seminaren.
Maximalteilnehmer Standardwert für die maximale Teilnehmerzahl bei neuen Seminaren.
Standard-Dauer Standardmäßige Seminardauer in Tagen für neue Seminare.
Seminarbeginn Standard-Startzeit für neue Seminartermine (z.B. 09:00).
Seminarende Standard-Endzeit für neue Seminartermine (z.B. 17:00).

# Kommunikation

Der Bereich Kommunikation umfasst den E-Mail-Versand, den Posteingang und automatische Benachrichtigungen.

# Mail Versand

Hier konfigurierst du den zentralen E-Mail-Server deiner Organisation.

Feld Beschreibung
Standard Absendername Der Name, der bei organisationsweiten E-Mails als Absender angezeigt wird (z.B. "Schulungszentrum Muster GmbH").
Standard Absenderadresse Die zentrale Absenderadresse für automatische und manuelle Systemmails (z.B. info@example.de). Solange Benutzer keine eigene Adresse hinterlegt haben, wird diese verwendet.
Office E-Mail Die öffentliche Büro- oder Empfangsadresse deiner Organisation.
Provider Die Versand-Engine für Organisationsmails. Du kannst zwischen drei Optionen wählen:

SMTP (eigener Mailserver):

Feld Beschreibung
SMTP Host Server-Adresse des ausgehenden Mailservers (z.B. smtp.example.de)
SMTP Port Typischerweise 465 (SSL) oder 587 (STARTTLS)
SMTP User Benutzername oder Login für den Mailserver
SMTP Passwort Zugangsdaten für den SMTP-Server
SMTP Secure TLS/SSL für den Versand aktivieren (empfohlen)

Mailgun (spezialisierter Versanddienst):

Feld Beschreibung
Mailgun Domain Deine bei Mailgun konfigurierte Versand-Domain (z.B. mg.example.de)
Mailgun API Key Dein API-Schlüssel von Mailgun

Mailtrap (Test- und Transaktionsversand):

Feld Beschreibung
Mailtrap API Token Dein Token für Sandbox- oder Transaktionsversand mit Mailtrap

Welchen Provider soll ich wählen?

Mailgun bietet die beste Zustellrate und ein übersichtliches Dashboard zur Überwachung. Für die meisten Organisationen reicht der kostenlose Plan. SMTP ist die Standardoption, wenn du deinen eigenen Mailserver betreibst. Mailtrap eignet sich vor allem zum Testen.

# Posteingang

  • Posteingang aktiviert: Aktiviert die organisationsweite Synchronisation von Microsoft 365-Postfächern. Wenn aktiviert, können Benutzer ihren persönlichen Posteingang in den Benutzereinstellungen ebenfalls aktivieren.

# Geteilte Postfächer

Hier konfigurierst du Microsoft 365 Shared Mailboxes, die organisationsweit synchronisiert werden. Geteilte Postfächer sind gemeinsame E-Mail-Adressen (z.B. info@ oder support@), die von mehreren Benutzern gelesen werden können.

Für jedes geteilte Postfach gibst du an:

Feld Beschreibung
E-Mail Die E-Mail-Adresse des geteilten Postfachs (z.B. shared@example.com)
Anzeigename Ein Name, der in SeminarPlan für dieses Postfach angezeigt wird
Sync Ob die E-Mails dieses Postfachs synchronisiert werden sollen

Klicke auf "Hinzufügen", um ein neues Postfach hinzuzufügen. Mit dem Papierkorb-Symbol entfernst du ein Postfach.

# Automationen und Signatur

Hier aktivierst du automatische E-Mail-Benachrichtigungen und hinterlegst die Organisations-Signatur.

Benachrichtigungs-E-Mails: Eine Liste von E-Mail-Adressen, die bei bestimmten Ereignissen benachrichtigt werden (z.B. neue Teilnehmer-Registrierungen). Mehrere Adressen mit Zeilenumbruch, Komma oder Semikolon trennen.

Automation Beschreibung
Vorab-Erinnerung für Zuständige Automatische Info an den zuständigen Mitarbeiter vor festen Terminen.
Nachfass-Erinnerung für Zuständige Follow-up-E-Mail einige Wochen nach dem Termin, damit der zuständige Mitarbeiter beim Kunden nachhaken kann.
Angebots-Erinnerungen Automatische Erinnerung für offene Angebote, die noch nicht beantwortet wurden.
Tage für Angebots-Erinnerung Anzahl der Tage nach (positiv) oder vor (negativ) Ablauf des Angebots, wann die Erinnerung verschickt wird.
Zertifikats-Mails Teilnehmer nach dem Seminar automatisch per E-Mail mit dem Zertifikat versorgen.
Trainer-Erinnerung Automatische Erinnerungs-Mail an den Trainer vor festen Terminen.
Finale Trainer-Erinnerung Eine zusätzliche finale Erinnerung kurz vor dem Termin, z.B. einen Tag vorher.

Organisations-Signatur: Die HTML-Signatur, die für ausgehende Organisationsmails verwendet wird. Wird unter den E-Mail-Inhalt gesetzt, wenn kein Benutzer eine persönliche Signatur hinterlegt hat.

# Texte und Recht

In diesem Bereich verwaltest du alle Standardtexte, die in E-Mails, Angeboten, Briefen und auf der Webseite verwendet werden.

# Allgemeine Standardtexte

Zentrale Textbausteine, die an verschiedenen Stellen in SeminarPlan eingefügt werden:

Text Verwendung
Parkplätze Informationen zu Parkmöglichkeiten, Kosten und Zufahrt. Wird in Teilnehmer-Mails und Angeboten eingefügt.
Hotels Standardhinweis für Übernachtungen und Hotelempfehlungen in der Nähe deiner Standorte.
Zahlungsbedingungen Wann Rechnungen fällig sind und welche Zahlungsziele gelten. Erscheint auf Rechnungen und in Angeboten.
Rechnungstext Allgemeine Hinweise, die auf jeder Rechnung erscheinen (z.B. Bankverbindung, Zahlungshinweise).
Prüfungstext Hinweise zu optionalen Prüfungen oder Zertifizierungsexamen.

Alle Texte werden im HTML-Editor bearbeitet, sodass du Formatierungen, Links und Aufzählungen verwenden kannst. Klicke auf den jeweiligen Text, um den Editor aufzuklappen.

# Angebotstexte nach Buchungstyp

Für jeden Buchungstyp kannst du separate Einleitungs-, Abschluss- und Stornierungstexte hinterlegen. Diese werden automatisch in Angebote des jeweiligen Typs eingefügt.

Offene Seminare:

  • Einleitung für Angebote
  • Abschlusstext für Angebote
  • Stornierungstext
  • Zusätzliche Hinweise (Verpflegung, Parken, Organisation)

Online-Seminare:

  • Einleitung für Angebote
  • Abschlusstext für Angebote
  • (Stornierungstext folgt dem Standard für offene Seminare)

Inhouse-Kurse:

  • Einleitung für Angebote
  • Abschlusstext für Angebote
  • Stornierungstext
  • Hardware und Vorbereitung (Hinweise zur benötigten Ausstattung beim Kunden)

Firmenschulungen:

  • Einleitung für Angebote
  • Abschlusstext für Angebote
  • Stornierungstext

Raumvermietung:

  • Einleitung für Angebote
  • Abschlusstext für Angebote
  • Uhrzeiten (Regeltext zu Mietdauer und Nutzungszeiten)
  • Stornierungstext

Notebook-Vermietung:

  • Einleitung für Angebote
  • Abschlusstext für Angebote
  • Stornierungstext

Einheitliche Angebote

Pflege die Angebotstexte sorgfältig, denn sie werden automatisch in jedes Angebot des jeweiligen Typs eingefügt. So stellst du sicher, dass alle Angebote deiner Organisation einheitlich und professionell aussehen.

# Rechtstexte

URLs: Verlinke auf die entsprechenden Seiten deiner Webseite. Diese Links werden in E-Mails und Dokumenten verwendet.

Feld Beschreibung
AGB URL Link zu deinen Allgemeinen Geschäftsbedingungen
Datenschutz URL Link zu deiner Datenschutzerklärung
Widerruf URL Link zur Widerrufsbelehrung
Impressum URL Link zum Impressum

Volltexte: Die vollständigen Rechtstexte, die in gedruckten Dokumenten und PDF-Ausgaben verwendet werden:

  • Geschäftsbedingungen: Vollständiger AGB-Text
  • Datenschutzerklärung: Vollständiger Datenschutztext
  • Widerrufsbelehrung: Vollständiger Widerrufstext

# Medien und Druck

Hier verwaltest du alle visuellen Assets deiner Organisation: Logos, Briefpapier, Zertifikatsvorlagen und Druckeinstellungen.

# Branding und Web

Bild Beschreibung
Logo Webversion Dein Logo für die Webseite und UI-Flächen. Mindestens 512px Breite empfohlen. Wird in der Oberfläche, auf Portalen und in E-Mails angezeigt.
Logo Druckversion Dein Logo für Angebote, Briefe und gedruckte Dokumente. Idealerweise 300 dpi für scharfe Druckergebnisse.
Hintergrundbild Web Ein Hintergrundbild für den Login-Bildschirm, das Kundenportal und weitere visuelle Bereiche.

# Briefpapier und Druck

Einstellung Beschreibung
Briefpapier Deckblatt Ein A4-Hintergrundbild (PNG oder JPEG) für die erste Seite von Briefen und Angeboten. Bevorzugt 300 dpi.
Abstände Deckblatt Abstände in Millimetern, in der Reihenfolge oben/rechts/unten/links (z.B. "25/20/25/20"). Bestimmt, wo der Text auf dem Briefpapier beginnt.
Briefpapier weitere Seiten Optionales abweichendes Design für Folgeseiten. Falls leer, wird das Deckblatt-Design für alle Seiten verwendet.
Abstände weitere Seiten Abstände für die Folgeseiten, analog zum Deckblatt.

Briefpapier vorbereiten

Erstelle dein Briefpapier als A4-Bild (2480 x 3508 Pixel bei 300 dpi) mit deinem Logo, der Firmenadresse und ggf. einem Fußbereich. Verwende PNG für die beste Qualität. Achte darauf, dass im Textbereich genug Platz für den eigentlichen Inhalt bleibt.

# Zertifikat

Einstellung Beschreibung
Zertifikats-Hintergrund A4-Hintergrundbild für Teilnehmer-Zertifikate. Bevorzugt 300 dpi.
Abstände Zertifikat Abstände in mm (oben/rechts/unten/links).
Ausrichtung Horizontal (Hochformat) oder Querformat.
Textausrichtung Linksbündig, Zentriert oder Rechtsbündig.
Unterschriften anzeigen Blendet die Unterschriften von Trainer und Geschäftsführung auf dem Zertifikat ein.
Inhalte anzeigen Druckt einen Abschnitt mit den Seminarinhalten auf das Zertifikat.
Unterschrift Geschäftsführung Ein Bild der Unterschrift der Geschäftsführung, das auf Zertifikaten verwendet wird.

# Türschild und Druck-CSS

Einstellung Beschreibung
Türschild-Design Wähle zwischen "Standard" und "Modern" als Stil für die gedruckten Türschilder.
Hintergrundbild Türschild Optionales Hintergrundbild für das gesamte Türschild.
Druckschrift (CSS) Schriftart für alle Druckausgaben, als CSS-Fontname (z.B. "Arial, sans-serif").
Druck-CSS Freies CSS, das beim Drucken angewendet wird. Damit kannst du z.B. Farben, Abstände oder Schriftgrößen für den Druck anpassen.

# Betrieb

Im Bereich Betrieb konfigurierst du Standardpreise, Seminarstandards, Buchhaltungseinstellungen und Nummernkreise.

# Preise und Seminarstandards

Diese Werte werden als Voreinstellung für neue Seminare verwendet:

Feld Beschreibung
Offenes Seminar Preis Standard-Netto-Preis pro Teilnehmer für Präsenz-Seminare.
Inhouse Preis Standard-Netto-Preis pro Teilnehmer für Seminare beim Kunden.
Firmenseminar Preis Standard-Netto-Preis für exklusive Firmenseminare an eigenen Standorten.

Zusätzlich kannst du festlegen, welche Optionen standardmäßig in neuen Seminaren aktiviert sind:

Toggle Beschreibung
Gutscheine erlauben Gutscheine können bei Buchungen eingelöst werden.
Frühbucher Frühbucher-Rabatt ist standardmäßig aktiviert.
Last Minute Last-Minute-Rabatte sind standardmäßig erlaubt.
Online Online-Teilnahme ist standardmäßig möglich.
Hybrid Hybride Formate (Präsenz + Online gleichzeitig) sind standardmäßig aktiviert.

# Seminarorganisation

Feld Beschreibung
Organisationskosten Pauschaler Nettobetrag für die Seminarorganisation. Wird im Deckungsbeitrag (DB2) des festen Termins berücksichtigt.
Abrechnungsmodus "Pro Termin" berechnet die Kosten einmal pro Termin. "Pro Tag des Termins" multipliziert die Kosten mit der Anzahl der Tage.

# DATEV

Falls du DATEV für die Buchhaltung nutzt, konfiguriere hier die Export-Parameter:

Feld Beschreibung
Beraternummer Deine DATEV-Beraternummer für Exporte und den Buchhaltungsabgleich.
Mandantennummer Deine Mandantenkennung für DATEV-Exporte.
Währung Standardwährung in DATEV-Stapeln (z.B. "EUR").
Stapeltext Bezeichnung für Buchungsstapel und Importe (z.B. "SeminarPlan Export").
Origin Systemkennung im DATEV-Export.
Prozessnummer Kennung für den zugehörigen Export-Prozess.

# Nummernkreise

Hier legst du die Startnummern für automatisch vergebene Nummern fest. Jeder neue Datensatz bekommt die nächste freie Nummer. Die Nummernkreise laufen unabhängig voneinander.

Nummernkreis Beschreibung
Erste Kundennummer Ab dieser Nummer werden neue Kunden nummeriert.
Erste Bestellnummer Ab dieser Nummer werden neue Bestellungen nummeriert.
Erste Anfragenummer Startnummer für Anfragen.
Erste Angebotsnummer Startnummer für Angebote.
Erste Buchungsnummer Startnummer für Buchungen (AB).
Erste Rechnungsnummer Startnummer für Rechnungen.
Erste Gutschriftennummer Startnummer für Gutschriften.
Erste Terminnummer Startnummer für feste Termine.

Nummernkreise nur einmal setzen

Ändere Nummernkreise nur bei der Ersteinrichtung oder wenn du sicher bist, dass keine Lücken oder Doppelvergaben entstehen. SeminarPlan vergibt immer die nächste freie Nummer, aber eine Rückwärtsänderung kann zu Konflikten führen.

# Integrationen

Der Bereich Integrationen verbindet SeminarPlan mit externen Systemen und Diensten.

# SeminarPlan API-Schlüssel

API-Schlüssel werden für externe Zugriffe, Synchronisationen und Automatisierungen benötigt. Zum Beispiel, wenn deine Webseite Seminardaten aus SeminarPlan abruft.

Jeder Schlüssel hat eine Berechtigungsgruppe (Gast, Benutzer, Manager, Admin), die bestimmt, auf welche Daten der Schlüssel zugreifen darf.

  • Neuer Schlüssel: Erstellt einen neuen API-Schlüssel mit einer wählbaren Berechtigungsgruppe
  • Löschen: Entfernt einen Schlüssel dauerhaft. Bestehende Integrationen, die diesen Schlüssel verwenden, funktionieren danach nicht mehr.

API-Schlüssel sicher aufbewahren

API-Schlüssel gewähren Zugriff auf die Daten deiner Organisation. Teile sie nur mit vertrauenswürdigen Systemen und verwende die niedrigste nötige Berechtigungsgruppe.

# Google Search Console

Verbinde die Google Search Console mit SeminarPlan, um SEO-Daten wie Klicks, Impressions, Keywords und den Indexierungsstatus direkt in SeminarPlan anzuzeigen.

Verbindung herstellen: Klicke auf "Mit Google verbinden". Du wirst zu Google weitergeleitet, wo du dich anmeldest und SeminarPlan Zugriff auf deine Search-Console-Daten gibst.

Property auswählen: Nach der Verbindung wähle die gewünschte Website-Property aus der Liste der verfügbaren Properties.

Trennen: Entfernt die Verbindung zur Google Search Console.

# Website-Synchronisation

Feld Beschreibung
Sync API Endpunkt URL deiner Webseite, an die SeminarPlan Aktualisierungen sendet (z.B. neue Seminare, geänderte Termine).
Sync Token Authentifizierungstoken für die Zielinstanz. Wird bei jedem Sync-Aufruf mitgesendet.

# Seminar-Sharing

Feld Beschreibung
Hauptkategorie Die Kategorie (inklusive Unterkategorien), deren Seminare über den Sharing-Endpunkt geteilt werden.
Passwort Schützt den Sharing-Endpunkt vor unbefugtem Zugriff.

# Externe Dienste

Feld Beschreibung
ittmg.de API Key API-Schlüssel für die Anbindung an die ittmg.de-Plattform (IT-Training-Marktplatz).
Microsoft MPN ID Microsoft Partner Network ID für Microsoft-nahe Integrationen.
Unsplash Access Key Access Key aus der Unsplash Developer App. Aktiviert die Bildersuche im Medienmanager, sodass du lizenzfreie Bilder direkt in SeminarPlan suchen und verwenden kannst.

# Werkzeuge

Im Bereich Werkzeuge verwaltest du organisationsweite Stammdaten, die in verschiedenen Bereichen von SeminarPlan verwendet werden.

# Kontaktgruppen

Kontaktgruppen bestimmen, welche Rolle ein Kontakt in deiner Organisation hat. Standardmäßig gibt es vier Gruppen: Kunde, Trainer, Partner und Teilnehmer. Du kannst beliebig viele weitere Gruppen anlegen (z.B. "Behörde", "Lieferant", "Sponsor").

Für jede Kontaktgruppe kannst du gestaffelte Gebühren, Portale und Rabatte konfigurieren. Mehr dazu im Bereich Kontaktgruppen.

# Preisgruppen

Preisgruppen ermöglichen dir, verschiedene Preismodelle zu definieren. Zum Beispiel "Standard", "Bildungsträger" oder "Behörden". In Seminaren kannst du dann für jede Preisgruppe einen eigenen Preis festlegen.

# Umsatzsteuer

Verwalte die Umsatzsteuersätze deiner Organisation. Standardmäßig sind 19% und 7% hinterlegt. Du kannst weitere Sätze anlegen (z.B. 0% für steuerbefreite Leistungen). Jeder Satz hat einen Namen, einen Prozentsatz und kann als Standard markiert werden.

# Erlöskonten

Erlöskonten ordnen Umsätze den richtigen Konten in deiner Buchhaltung zu. Jedes Erlöskonto hat eine Nummer und einen Namen. Diese Konten werden bei Rechnungen und im DATEV-Export verwendet.

# Berechtigungen (ACL)

Die Zugriffskontrolle (ACL = Access Control List) bestimmt, welche Benutzergruppe auf welche Module und Aktionen zugreifen darf.

# Benutzergruppen

SeminarPlan kennt fünf Benutzergruppen mit aufsteigenden Rechten:

Gruppe Beschreibung
Gast Eingeschränkter Lesezugang. Für externe oder temporäre Mitarbeiter.
Benutzer Standard-Benutzer. Voller Zugang zu den meisten Modulen.
Manager Erweiterte Rechte. Zugriff auf Auswertungen und Team-Funktionen.
Admin Administrator. Kann Einstellungen, Benutzer und Berechtigungen verwalten.
Root Vollzugriff. Alle Rechte ohne Einschränkung.

# Berechtigungsmatrix

Wähle oben eine Benutzergruppe aus, um deren Berechtigungen zu bearbeiten. Die Module sind in Kategorien gruppiert:

Kategorie Module
CRM Kontakte, Aktivitäten, Verkaufschancen
Finanzen Buchungen, Rechnungen, Gutschriften, Bestellungen, Anfragen, Angebote, Gutscheine, Wartelisten
Seminare Seminare, Feste Termine, Kategorien, Unterlagen, Lernpfade
Infrastruktur Standorte, Räume, Portale, Hersteller
Kommunikation E-Mails, Briefe, Memos, Kontaktnachrichten, Feedbacks, Benachrichtigungen
Aufgaben Aufgaben
System Organisation, Benutzer, Berechtigungen, Tokens, Import
Verwaltung Tags, Sonderpreise, Preisgruppen, USt-Sätze, Erlöskonten, Förderungen
Inhalte Menüs, Statische Seiten, Mediathek

# Aktionen pro Modul

Für jedes Modul kannst du sechs Berechtigungen einzeln setzen:

Aktion Beschreibung
Lesen Einträge anzeigen und durchsuchen
Erstellen Neue Einträge anlegen
Bearbeiten Alle Einträge bearbeiten
Eigene bearbeiten Nur selbst erstellte Einträge bearbeiten
Status ändern Den Status von Einträgen ändern (z.B. veröffentlichen, archivieren)
Löschen Einträge löschen

Klicke auf das Häkchen-Symbol, um eine Berechtigung zu aktivieren (grün) oder zu deaktivieren (grau). Mit "Alle" bzw. "Keine" kannst du alle Berechtigungen eines Moduls auf einmal setzen.

# Suchen und Speichern

Suche: Nutze das Suchfeld oben, um ein bestimmtes Modul schnell zu finden.

Speichern: Geänderte Berechtigungen werden orange markiert. Ein Zähler zeigt die Anzahl der ungespeicherten Änderungen. Klicke auf "Jetzt speichern", um alle Änderungen zu übernehmen, oder auf "Verwerfen", um sie zurückzusetzen.

Berechtigungen sorgfältig setzen

Ändere Berechtigungen nur, wenn du die Auswirkungen verstehst. Zu restriktive Einstellungen können dazu führen, dass Benutzer ihre Arbeit nicht erledigen können. Zu offene Einstellungen können sensible Daten gefährden.

# Assistent und KI

Hier konfigurierst du den KI-Assistenten und die KI-Funktionen für die gesamte Organisation.

# Laufzeit und Modell

Laufzeit: Konfiguriere den KI-Provider und das verwendete Modell.

Feld Beschreibung
Provider Der Standard-KI-Anbieter. Wähle zwischen OpenAI, Google Gemini und OpenRouter.
Modell Das verwendete KI-Modell (z.B. "gpt-5.4").
Tageslimit (Tokens) Organisationsweites Schutzlimit für alle KI-Aufrufe pro Tag. Verhindert unerwartete Kosten.

Verbrauch heute: Ein Live-Dashboard zeigt den aktuellen KI-Verbrauch:

  • Tokens: Wie viele Tokens heute verbraucht wurden
  • Übrig: Wie viele Tokens noch verfügbar sind
  • Aufrufe: Anzahl der KI-Anfragen heute
  • Tageslimit: Das konfigurierte Maximum

Schlüssel: Hinterlege die API-Schlüssel für die KI-Provider:

Feld Beschreibung
OpenAI API-Key Dein organisationsweiter OpenAI-Schlüssel. Wenn leer, wird der Server-Fallback verwendet.
Gemini API-Key Dein Google Gemini-Schlüssel.
OpenRouter API-Key Dein OpenRouter-Schlüssel.

# Assistenten-Standards

Diese Einstellungen gelten als Ausgangspunkt für neue Benutzerprofile und für organisationsweite Antworten des Assistenten. Einzelne Benutzer können diese Werte in ihren Benutzereinstellungen überschreiben.

Standardverhalten:

Einstellung Optionen Beschreibung
Standard-Anrede Du / Sie Steuert, wie der Assistent Benutzer standardmäßig anspricht.
Standard-Stil Pragmatisch, Strategisch, Coach, Aufmerksam Grundcharakter des Assistenten.
Standard-Ton Frei wählbar Stilbegriff wie "fokussiert", "ruhig" oder "klar".
Standard-Direktheit Sanft, Ausgewogen, Direkt Wie geradeaus der Assistent antwortet.
Standard-Wärme Sachlich, Zugewandt, Warm Wie freundlich Antworten klingen.
Standard-Proaktivität Zurückhaltend, Mitdenkend, Sehr proaktiv Wie stark der Assistent nächste Schritte mitdenkt.
Standard-Notiz Freitext Kurze Leitlinie, die als Hinweis für alle Benutzer gilt.

Systemvorgaben:

Feld Beschreibung
Grundregeln Zusätzliche feste Regeln für Antworten und Verhalten des Assistenten. Diese Regeln können nicht von einzelnen Benutzern überschrieben werden.
Stilvorgabe Zusätzliche Stilhinweise für Ton, Auftreten und Arbeitsweise.

# Vorschau

Rechts neben den Einstellungen siehst du eine Live-Vorschau, die den Assistenten mit den aktuellen Organisationsstandards zeigt: Name, Stil, Ton, Anrede-Form, Direktheit, Wärme, Grundregeln und Stilvorgabe.

# Siehe auch

Last Updated: 4/16/2026, 8:54:41 AM

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